役所の仕事昨今 ～体験したオフィス環境の変化～

最近、『電子立国は、なぜ凋落したか』（西村吉雄著、2014年7月、日経BP社刊）を読んだ。読みつつ、本の主題と直接関係はないものの、私が役所やその周辺で勤務していたこの40年間は、IT化でオフィス環境が大きく変化した時期であることを再認識した。

入省し、最初の課に配属された時のことだ。通勤手当の支給に必要な書類を記入していると、職員が覗き込んで「これは大丈夫」という。私の字を見て、国会答弁の清書に使える戦力であることを確認したのだ。当時、国会答弁は手書きで、印刷は原紙をコピー用紙に焼き付け、現像液に通してコピーする方式だった。原紙も巻き込まれて現像液に浸されてしまい、しばしば作業が中断した。ゼロックスのコピー機も局に1台あったが、印刷代が高く、書記（庶務係長）がキーを管理し、重要な書類しかコピーさせなかった。電卓が登場した頃であるが、当時の月給の半分もする高額機器であり、ベテランの課長補佐が「電卓を買ってくれ」と庶務に頼んでいた。

和文タイプも必要だった。閣議関係資料は特定の用紙（青枠）に和文タイプすることが求められるなど、重要書類の作成に必須だからだ。大臣官房や各局には和文タイピストが配属されていた。彼女たちのご機嫌を損ねず、できるだけ早くタイプを打ってもらえるように手配するのも若い事務官の「重要任務」であった。

係長の時代（1970年代後半）に、先輩の課長補佐たちが東芝に見学に行って「ひらがなが漢字になり、横書きが縦書きになるすごい機械」（ワープロ）に興奮して帰ってきた。聞けば価格が数百万円であり、自分が現役時代に使えるようになるとは思えなかった。予想に反して、1984年にスウェーデンから保険局医療課に戻ると、1課に1台、大きなワープロが配置されており、若手が、手書きの原稿をワープロで「清書」するようになっていた。旧厚生省で大臣の国会答弁書が手書きからワープロ書きに変わったのは1990年代初めのことである。

私自身がワープロを使いだしたのは、老人福祉課長（1990年～）の時代からだ。年金課長（1992年～）時代に部下に「マック少年」がおり、彼の指導でマックを使うようになった。その後、ウィンドウズに押されてマックが一時凋落し、残念な思いをした。

医療課は診療報酬改定を担当する課である。ある点数を引き上げた場合、医療費全体にどう影響するか、「影響率」を計算する必要がある。1980年代半ばにおいては、その計算には統計情報部の大型コンピュータを回す必要があり、コンピュータの空き時間を確保するのが大変であった。数年後、医療課では初期のマックを使って影響率を計算しだした。

2000年頃に、海外でプレゼンテーションをしてきた部下から、帰国後「これからはパワーポイントが使えないと駄目だ」との報告があった。それまで旧厚生省では、全国都道府県の担当部長会議、担当課長会議などの資料は、ガリ版印刷物で、作成は外注だった。当時の庁舎の屋上には筆耕屋のプレハブがあった。資料作成の期間を10日前後見込まなければならず、その原稿の締め切りが早く、泣かされた。今日のように、会議当日の朝まで原稿を直すことができるのは、当時を思えば、夢のようである。

昨今の役所の資料を見ると、カラーでビジュアルになり、往年の資料と格段に良い出来栄えである。しかし、この資料の作成に要する労力は相当なものだろう。コピーも容易なため、皆が資料を求め、部数も膨大になる。果たして現在の職員の負担が軽減されているのかどうか、疑問だ。先の通常国会では、コピー&ペーストによる誤った資料が国会で配布されて大問題となった。新たなリスクにもさらされているのだ。

昔と今とどちらが「幸福」であるかは難しいところだが、最早引き返すことはできない。私たちは、この大変化に適応しなければならないのだ。

記事提供　社会保険出版社〈20字×80行〉